Zespół Organizacji i Zarządzania

skrót nazwy: OZ

kierownik - Monika Permus
kierownik referatu administracyjnego - Agata Kowal
kierownik referatu kancelaria - Agata Bobrowska
kierownik referatu informatyki - Piotr Baster

email: gospod@wup-krakow.pl

1. W ramach Zespołu Organizacji i Zarządzania wyodrębnia się:

• Referat Administracyjny

• Referat: Kancelaria
• Referat Informatyki
• Stanowisko ds. obsługi prawnej
• Stanowisko ds. zamówień publicznych.

2. Do zadań Zespołu Organizacji i Zarządzania należy w szczególności:

• realizacja zadań z zakresu zarządzania, organizacji i funkcjonowania WUP;
• realizacja zadań związanych z opracowywaniem planu zadaniowego oraz określaniem misji i celów WUP;
• analiza funkcjonalna organizacji oraz inicjowanie działań zmierzających do usprawnienia funkcjonowania WUP;
• realizacja zadań związanych z przygotowaniem planu podziału środków Funduszu Pracy dla WUP;
• nadzór nad prawidłowym przebiegiem oraz realizacją zadań i planów poszczególnych komórek organizacyjnych WUP;
• wykonywanie zadań z zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji zadań WUP;
• prowadzenie dokumentacji dotyczącej przeprowadzanych w WUP kontroli organów zewnętrznych oraz koordynowanie działań związanych z realizacją wniosków i zaleceń pokontrolnych;
• prowadzenie dokumentacji dotyczącej przeprowadzanych w WUP audytów wewnętrznych oraz koordynowanie działań związanych z realizacją rekomendacji z audytów;
• koordynowanie realizacji zadań z zakresu Pomocy Technicznej EFS;
• koordynowanie działań z zakresu zamówień publicznych WUP;
• aktualizowanie Biuletynu Informacji Publicznej;
• koordynowanie i nadzór nad przygotowywaniem Podręcznika instrukcji wykonawczych Instytucji Pośredniczącej II stopnia;
• współpraca z ministrem właściwym do spraw pracy w zakresie tworzenia rejestrów centralnych;
• koordynowanie obowiązków informacyjnych dotyczących możliwości i zakresu pomocy określonej w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy i świadczonej przez publiczne służby zatrudnienia.

3. Do zadań Referatu Administracyjnego należy:

• prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem budynku - siedziby WUP;
• planowanie i nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych i remontowych;
• zapewnienie należytego wyposażenia i zaopatrzenia WUP;
• realizacja zadań związanych z planowaniem i dokonywaniem zakupów towarów i usług na potrzeby WUP;
• administrowanie i prowadzenie ewidencji mienia WUP;
• prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem obsługi telefonicznej WUP;
• obsługa transportowa i dbałość o utrzymanie samochodów;
• prowadzenie archiwum WUP;
• nadzór nad realizacją przepisów z zakresu obrony cywilnej w WUP oraz współpraca z instytucjami obrony cywilnej;
• prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.

4. Do zadań Kancelarii należy realizowanie działań związanych z promocją WUP oraz obsługą pracy Dyrekcji WUP, a także koordynowanie i monitorowanie działań komórek organizacyjnych WUP w tym zakresie, a w szczególności:

• planowanie i realizacja działań związanych z promocją i informacją o WUP oraz kontakty z mediami;
• prowadzenie i organizacja Sekretariatu, w tym prowadzenie kalendarza spotkań Dyrekcji oraz koordynowanie działań komórek organizacyjnych WUP w tym zakresie;
• prowadzenie i koordynacja spraw związanych z udziałem Dyrekcji WUP w pracach komitetów, komisji itp., a także uczestnictwem w konferencjach i spotkaniach;
• realizacja spraw związanych z delegacjami służbowymi Dyrekcji WUP;
• zapewnienie realizacji usług pocztowych oraz prawidłowego obiegu korespondencji;
• prowadzenie korespondencji doraźnej, nie należącej do zakresu merytorycznego żadnego z zespołów (np. zaproszenia, gratulacje) oraz zapewnienie należytej reprezentacji WUP w związku ze świętami, rocznicami itp;
• protokołowanie zebrań Kolegium WUP;
• realizacja spraw związanych z organizowaniem posiedzeń oraz zapewnianie technicznej obsługi Wojewódzkiej Rady Zatrudnienia;
• planowanie, realizacja oraz nadzór nad działaniami związanych z promocją Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;
• koordynowanie zadań związanych z prowadzeniem dialogu społecznego w zakresie polityki zatrudnienia i kształcenia ustawicznego.

5. Do zadań Referatu Informatyki należy:

• administrowanie i obsługa systemu informatycznego WUP;
• koordynowanie i nadzór nad wdrażaniem i modyfikacjami systemów komputerowych oraz oprogramowania użytkowego;
• planowanie i realizacja zadań związanych z rozwojem systemu informatycznego;
• planowanie i realizowanie spraw związanych z dokonywaniem zakupów ze środków na rozwój systemu informatycznego;
• organizacja oraz prowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie obsługi programów komputerowych;
• obsługa techniczna stron internetowych WUP, w tym Biuletynu Informacji Publicznej;
• administrowanie systemami wspomagającymi POKL, w tym PEFS oraz KSI SIMIK.

6. Do zadań Stanowiska ds. obsługi prawnej należy:

• udzielanie pracownikom WUP porad i wyjaśnień w zakresie obowiązującego prawa;
• informowanie o zmianach przepisów prawa dotyczących działalności WUP;
• uczestniczenie w realizacji spraw związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunków prawnych, w tym umów;
• weryfikacja pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa aktów prawnych o charakterze wewnętrznym, decyzji administracyjnych i innych dokumentów, zgodnie z poleceniem Dyrektora WUP;
• nadzór nad przygotowaniem lub opracowywanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych Dyrektora WUP;
• prowadzenie ewidencji wewnętrznych aktów normatywnych Dyrektora WUP oraz aktów normatywnych przekazywanych przez Urząd Marszałkowski;
• nadzór nad przestrzeganiem wewnętrznych aktów normatywnych Dyrektora WUP oraz aktów normatywnych przekazywanych przez Urząd Marszałkowski;
• prowadzenie ewidencji udzielonych Dyrekcji oraz pracownikom WUP pełnomocnictw i upoważnień;
• prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem kierowanych do WUP skarg i wniosków;
• windykacja należności - odzyskiwanie płatności od projektodawców;
• prowadzenie rejestru repertoriów spraw prowadzonych przez WUP w postępowaniu sądowym, egzekucyjnym i upadłościowym;
• ewidencja prowadzonych w WUP rejestrów;
• przygotowywanie rozstrzygnięć w sprawach protestów składanych przez Projektodawców w ramach POKL.

7. Do zadań Stanowiska ds. zamówień publicznych należy:

• koordynowanie czynności podejmowanych w trakcie przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w WUP;
• kontrolowanie prawidłowości przebiegu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w WUP w zakresie formalno - prawnym;
• sporządzanie i aktualizowanie planu zamówień publicznych WUP na podstawie planów zespołowych;
• współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych;
• doradzanie i udzielanie informacji pracownikom WUP z zakresu stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych;
• prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej zamówień publicznych w WUP zgodnie z obowiązującym w WUP Regulaminem Udzielania Zamówień Publicznych.